Transformationsbegleitung & Workshops remote – geht das?

Nachdem die erste Welle von Fotos der Heimarbeitsplätze bei LinkedIn abgeebbt ist und jede(r) seine Erfahrungen mit langen Tagen voller Videokonferenzen gesammelt hat, möchten wir kurz innehalten und Bilanz ziehen. Transformationsbegleitung und Workshops remote? Das das geht, haben wir auch schon vor Corona gewusst und einige Events schon mit verteilten Teams praktiziert. Allerdings hat die derzeitige Situation auch auf Kundenseite die Erkenntnis gefördert, dass remote wertstiftend zusammengearbeitet werden kann. Diese Öffnung führt zu einer höheren Akzeptanz unserer remote-Arbeit und wird für die Zukunft auch ein wichtiger Faktor sein. Vielleicht können wir auf diese Weise noch flexibler mit einigen unserer Kunden zusammenarbeiten und müssen nicht zu allen Kunden anreisen. Das käme dann nicht nur unserer eigenen Gesundheit zugute – denn ständig zu reisen kann sehr anstrengend sein –, sondern ist auch in puncto Nachhaltigkeit topp. Außerdem ist an der Corona-Situation neu, dass es sich im Gegensatz zu bisherigen Erfahrungen um eine komplett verteilte TeamSituation handelt und nicht nur einzelne Teammitglieder zugeschaltet sind.

Eine zentrale Erkenntnis ist, dass Workshops remote noch besser vorbereitet und angeleitet werden müssen als persönlich, um den Spannungsbogen und die Konzentration aufrecht zu halten. Wir möchten daher an dieser Stelle ein paar Einblicke geben, wie wir bei Scalamento remote Workshops planen und durchführen.

Die Vorbereitung

Grundsätzlich planen wir für remote-Workshops mehr Pausen ein. Das Format bedarf einfach der regelmäßigen Entspannung der Teilnehmer, weil remote Workshops sonst sehr anstrengend werden können. Das Format sollte darauf angepasst sein. Der Trainer oder Moderator leitet den Prozess noch enger an als sonst, um langwierige Diskussionen zum Prozess zu vermeiden.

Die einzelnen Module eines Workshops planen wir zusammen mit unseren Kunden in einem Kollaborationstool. In diesem Fall haben wir Trello verwendet, weil man hier pro Workshopblock eine arte verwenden kann und die User-Administration so schön einfach ist. Auf jeder Karte ist der detaillierte Inhalt in der Beschreibung zu finden. Unsere Kunden können sich durch die vorgeschlagenen Inhalte klicken. Gemeinsam können wir bei Bedarf Inhalte verschieben oder weitere Blöcke einschieben. Eine gute Abstimmung in der Planung hat zum Ergebnis, dass der Workshop die inhaltlichen (Klärungs-) Bedürfnisse aller Teilnehmenden berücksichtigt. Außerdem stellen wir damit sicher, dass die eingesetzte Zeit Aller wertstiftend eingesetzt wird.

Abbildung 1: Workshopagenda in Trello

Die Durchführung

Für die einzelnen Workshopinhalte überlegen wir uns, wie sie remote abbildbar sind und ob sie am Bildschirm ähnlich wirksam sind wie persönlich. Unser Check-In „Picture Me“ beispielsweise findet in Zweierteams in „Break-Out Rooms“ statt, während alle Teilnehmenden sich gegenseitig im gleichen Online-Board malen. Es ist total faszinierend, alle Teilnehmenden gleichzeitig im Board ein komplettes Bild entwerfen zu sehen! Es entstehen dabei nicht nur Bilder, sondern auch das Gefühl von Zusammenarbeit aus räumlicher Ferne.

Abbildung 2: Check-In-Übung PictureMe!

Und so kann ein ganzer Workshop aussehen. Wir schreiten voran mit der Inhalte-Vermittlung und der Erarbeitung von Inhalten in einem Workshop. Pro Modul gibt es einen eigenen Kasten (=„Frame“), in den wir jeweils einzoomen. Natürlich vermitteln wir die Inhalte dann hauptsächlich auf der Tonspur, aber der Blick Aller fokussiert auf die jeweiligen Inhalte.

Abbildung 3: Ganzer Workshop auf dem Miroboard

Lasst uns hier einmal hineinzoomen: Hier zum Beispiel ein Input-Teil zu den Team-Topologies nach Skelton/Pais aus einem unserer Workshops zur Organisationsstruktur und Prozessen. Oben rechts sieht man einen Video-Link zu einem eingebetteten Video, mittig die Beschreibung und links am Rand die Delegationslevel, die wir in diesem Zusammenhang immer noch dazu ziehen, um die Bestimmung der einzelnen Teamtypen zu erleichtern. Daneben findet man einen Eindruck davon, wie das Ganze bei uns auf dem Bildschirm aussehen kann (bewusst verfremdet).

Abbildung 4: Unser Input zu „Team Topologies“

Und hier folgt ein weiteres Beispiel: In unserem Workshop „Organizational Design“ ist es unser Ziel, zusammen mit den Kunden die richtige Kollaborationsform für jeden Teil der Organisation zu finden. Normalerweise machen wir das zusammen an einem Flipchart und in Gruppenarbeit: Die Teilnehmenden durchdenken ihre Wertschöpfungsprozesse und reflektieren, welche Unternehmensbereiche möglichst resilient, welche möglichst effizient aufgestellt werden sollten. Dann entsteht ein gemeinsames Bild auf einem Flipchart, das die einzelnen Unternehmensteile und ihre Kollaborationsformen in Form verschiedener Symbole abbildet. Eine effiziente Organisation bekommt ein Hierarchie-Symbol, resiliente Bereiche das Symbol einer Netzwerkstruktur. So sieht dies in „normalen“ Workshops aus:

Abbildung 5: Kollaborationsmodelle in einer progressiven Organisation

Das haben wir für ein remote-Setting jetzt in einem Dashboard-Tool umgesetzt. Im Workshop können die Teilnehmenden die Symbole in den Kreis (=die Organisation) ziehen und damit ein Bild ihrer „progressiven Organisation“ erstellen:

Abbildung 6: Organizational Design-Workshop

Und noch ein Beispiel: Ein ganzes Training zum Thema OKR haben wir hier gehalten. Links unsere Firmenvorstellung, mittig die Basiskenntnisse zur Methodik, rechts die Rituale & Rollen und unten ein paar Beispiele. Hier sieht man das ganze Board, natürlich haben wir immer den relevanten Block eingezoomt. der gerade dran war.

Abbildung 7: OKR-Training

Als Fazit kann man sagen, dass die Unterschiede zwischen Workshops vor Ort und mit verteilten Teams gar nicht so gravierend sind. Es bedarf eben einer anderen Vorbereitung, und natürlich fehlt die räumliche Interaktion. Mit etwas Einfallsreichtum kann man diese aber sehr gut ersetzen, simulieren oder überbrücken. Wir haben auch erlebt, dass der Output mancher Remote-Workshops sehr viel besser war und das Tagesziel aufgrund des Settings schon nach ein paar Stunden erreicht wurde. Dies gilt besonders für OKR-Plannings, die durch ein remote-Setting wesentlich knackiger werden können. Bei Ideation Sessions haben wir zudem festgestellt, dass das gemeinsame Arbeiten an einer großen digitalen  Mindmap sehr inspirierend sein kann, da man synchron die Ideen anderer entstehen sieht und gleich wieder mit neuen Ideen anschließen kann. Diesen Effekt werden wir uns für unsere persönlichen Workshops merken und versuchen, ihn offline nachzustellen!

Mit allen Formaten haben wir bisher sehr gute Erfahrungen gemacht und werden sie weiter verfeinern. Denn Übung macht ja bekanntlich den Meister. Habt ihr Lust, eure Erfahrungen mit Remote-Workshops auch mit uns zu teilen? Dann schreibt uns gerne an info@scalamento.de!

www.scalamento.de